2024 Forfatter: Harry Day | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 15:42
Engang, som en ny leder af personaleafdelingen i produktionen, ventede jeg med entusiasme på det første møde i fabriksledelsen. Jeg forestillede mig, hvor produktivt ledelsesteamet ville arbejde for teamets bedste.
Min underordnede, en inspektør for personaleafdelingen, der arbejdede her i næsten 50 år, delte ikke mine klare forventninger. “Vær ikke overrasket over, at personaleafdelingen får skylden for alle anlægets problemer. Bliv ikke ked af denne situation, lederne er nødt til at give slip på dampen og finde de skyldige. Og mødets format vil mere ligne en basar end et organiseret møde med kolleger, der skal træffe en fælles beslutning."
Mødet slog mig faktisk med en mangel på konstruktivitet. De talte alle praktisk talt på samme tid, uden at høre hinanden og ikke huske dagsordenen. Som et resultat forblev "brændende" spørgsmål uløste, og al tiden blev brugt på at diskutere ubetydelige detaljer. 10 år er gået siden da, men ifølge ledere fra forskellige virksomheder afholdes stadig lignende møder.
Hvad kan jeg anbefale som coach for at holde møder konstruktive og effektive? Overvej anmodningen, og kig efter bedste praksis til at implementere den. Analyser først, om du virkelig har brug for at afholde et møde, eller kan du gøre med et andet format for intern kommunikation?
Hvornår skal man holde mødet?
1. Der er behov for en gruppediskussion af et problem eller en opgave
2. Det er nødvendigt at dele vigtige oplysninger med teamet og høre dets medlemmers meninger om dette spørgsmål.
3. Ønsker at samle det maksimale antal ideer og synspunkter om et vigtigt spørgsmål
4. Der er et problem, der påvirker målene for de fleste af dine underordnede.
5. Ved du, at teamet gerne vil komme sammen og løse et eller andet problem i fællesskab, samtidig med at det fordeler ansvaret for dets implementering
Hvornår skal du ikke holde et møde?
1. Det er fornuftigt at bruge andre kommunikationsværktøjer uden at reducere ydelsen
2. Opgaven er presserende / vigtig, og forsinkelsen i at løse den kan blive for dyr
3. Spørgsmålet er for personligt til at bringe det til offentlig diskussion
4. Ikke nok tid til at forberede og gennemføre mødet
5. Vil bruge mødet som et værktøj til at straffe nogen fra underordnede
Alle ti punkter kan opsummeres i en sætning. Afhold et møde, når der er behov for teamwork, og afhold ikke et møde, hvis der ikke er et sådant behov.
10 tips til effektive møder
Mål. Bestem selv til hvilket formål du har brug for at organisere et møde? Hvilke resultater og i hvilken form ønsker du at få ved mødets afslutning? Er der beslutninger, der skal træffes? Hvilke vanskeligheder kan opstå, og hvordan kan man neutralisere dem? I hvilket omfang falder / adskiller målene for mødedeltagerne sig? Er målkonflikter mulige? Jo mere omhyggeligt den første fase udarbejdes, jo mindre modstand vil der opstå under mødet
Deltagere. Sammensætningen af mødedeltagerne dannes afhængigt af dets mål. Inviter de mennesker, der kan yde et virkelig vigtigt bidrag til diskussionen om mødets spørgsmål. Test dine motiver for at rekruttere en arbejdsgruppe, gør du møder til et teater for en skuespiller (dig selv)? Er det virkelig denne lineup, der vil være produktiv? Det er værd at konstant ændre sammensætningen af deltagerne og danne den individuelt for hvert møde. Dette vil hjælpe lederen med at undgå rutinemæssig og positiv indvirkning på gruppedynamik
Format. Vælg det bedste mødeformat afhængigt af dine opgaver. Hvis du har brug for f.eks
1) informere teamet om innovationer
Gennemfør et "møde - informationsbesked". Opgaven for et sådant møde er at informere deltagerne så meget som muligt om de kommende ændringer, målet er at reducere modstand. Et godt værktøj til at hjælpe en leder ville være en SWOT -analyse.
2) oprette opgaver og tildele ansvar
"Mødeordre". Et meget struktureret og klart format, kontrol over situationen, målet er at fordele ansvaret af deltagerne uafhængigt. Dette vil reducere niveauet af direktivitet, der kan forstyrre kvaliteten af opgaver.
3) komme til en fælles beslutning
Organiser en "møde-forhandling", hvor du lytter til alle deltageres synspunkter. Win-win møde strategi, lederens rolle er moderatoren. Værktøjerne i dette format er brainstorming, undersøgelse med flere positioner, undersøgelse med kort, problemanalyseskema osv.
Problemanalyseskema, T. Edmüller
4) kombineres for at løse problemet
Formidlingsmøde er det optimale format for et sådant møde. Det er meget vigtigt at finde en moderator, der nyder teamets autoritet. En leder er måske ikke altid det bedste valg. Det er meget mere effektivt at invitere en ekstern specialist (mægler, coach, konsulent)
5) indsamle ideer
"Møde - brainstorming" vil være 100% den bedste løsning i dette tilfælde. Det vigtigste i dette format er at følge reglerne og brainstorm -algoritmen. Og bevar også en atmosfære af åbenhed og lethed, husk at kritik dræber effektiviteten af sådanne møder
6) forbedre kompetencen
"Møde-læring". Dette format gør det muligt for lederen at fungere som træner eller coach. Del nyttig information med underordnede, diskuter den, og planlæg, hvordan du vil implementere den i daglig funktionalitet. Et godt fund for ledere vil være 30-minutters møder flere gange om ugen / måned, arrangeret af dem specielt til udvikling af underordnede. Én kompetence - én udviklingsteknik - en handlingsplan er en grov algoritme til sådanne møder
Et sted. Hvor du vil mødes med dit team bestemmes af formålet og formatet for mødet. Træningsformatet og "formidlingsmøder" kan kræve lokaler i forskellige størrelser og udstyr. Tænk på dette på forhånd. Det er også nødvendigt, at deltagerne kan se hinanden og kunne få øjenkontakt med mødelederen
Plan. Din mødeplan skal være skriftlig. Faktisk er dette en dagsorden, der indeholder følgende punkter
- dato, tid, sted
- formålet med mødet
- spørgsmål, der skal diskuteres
- det ønskede resultat af mødet og dets form
- format
- initiativtager og hvem der holder mødet
- en deltagerliste, herunder dem, der er inviteret udefra
Send mødeplanen til mødedeltagerne, de vil måske tilføje deres spørgsmål. For at spare tid kan du løse flere spørgsmål i et møde
Regler. De grundlæggende regler for afholdelse af møder fastsættes af teamet og kan variere fra møde til møde. Men der er permanente regler, såsom overholdelse af tidslinjer, aftaler om beslutningstagere, restriktioner pålagt af virksomhedens politik, aftaler om konflikthåndtering osv
Protokol. Dette er en slags opsummering af mødet, som beskriver alle dens hovedpunkter. Det udarbejdes af sekretæren for mødet på grundlag af de notater, der blev foretaget under mødet. Referatet underskrives af lederen, sekretæren for mødet samt af de centrale deltagere (dem angivet i handlingsplanen). En kopi af referatet sendes til alle deltagerne i møde
Tid. Tidsstyring er et af de centrale aspekter ved mødeeffektivitet. Start altid mødet på det aftalte tidspunkt, for senere vil du ikke kunne opnå punktlighed. Angiv tidsrammer for alle punkter i planen og overvåge deres implementering. Følg 60x20x20 -reglen:
Brug 60% af din tid på hastende / vigtige spørgsmål.
Lad 20% af tiden stå på uforudsete emner og pludselig dukker spørgsmål op
Tildel 20% af tiden til den såkaldte. sociale behov - pauser, frokost, snak osv.
Slutningen. For at afslutte mødet godt skal du gøre status over teamarbejdet. Bemærk hvad teamet har opnået, gå igennem punkterne i den udviklede plan, sørg for at alle tilstedeværende forstår og støtter det planlagte. I slutningen af mødet skal du generere en sammenfattende meddelelse, der vil blive sendt til alle mødedeltagere, herunder dem, der er fraværende. Notér en deltagerliste, de vigtigste diskussionsspørgsmål, truffede beslutninger, en handlingsplan og de ansvarlige for hvert af dens punkter, deadlines, kontrolpunkter, datoen for det næste mød
Kontrollen. Situationer, hvor alt ender med et møde, er ikke ualmindeligt. For at handle, har du brug for lyst og motivation, samt kontrol over implementering af beslutninger. Definer kontrolpunkter og de ansvarlige for det direkte i møde
Vanskeligheder med at holde møder
1. Konflikte
Under møder opstår der ofte konfliktsituationer. Nogle gange blusser de så meget op, at mødet bliver til en strøm af gensidige anklager og personlige angreb. Hvad skal lederen gøre i dette tilfælde?
- Udskyde diskussionen om det kontroversielle spørgsmål og løse det senere inden for rammerne af dette møde. På det tidspunkt vil passionerne aftage, og deltagerne vil være i stand til at udtrykke sig konstruktivt.
- Oversæt løsningen på problemet i et individuelt format og mød med modstridende parter uden for generalforsamlingen
- Løs spørgsmålet, og inviter til at overveje det på det næste møde
- Giv et kompromis
2. Kommunikationsbarriere
Råd, trusler, kritik, bebrejdelser, "diagnoser" og mærkning, anbefalinger, ordrer, klicheer og almindelig formulering kan alle tjene som forhindringer for et møde. Kommunikationsbarrierer forårsager modstand og antipati. Det er vigtigt for lederen at lægge mærke til sådanne ting og henlede arbejdsgruppens medlemmer opmærksom på dem. For at fjerne kommunikationsbarrierer skal du oprette en ekstra arbejdsregel i denne henseende. Og også systematisk forbedre teamets kommunikationskompetence
3. Fej
Ulemper og fejl ved afholdelse af møder kan bemærkes i enhver virksomhed. De mest typiske er:
- manglende overholdelse af de opstillede mål
- manglende overholdelse af reglerne
- mangel på information til mødedeltagere
- holde medarbejdere i den mest produktive tid
- pres fra hovedet eller omvendt, passivitet og samspil
- passivitet efter mødet
Dine møder kan blive en værdifuld ledelsesressource eller et sort hul, hvor tiden opløses sporløst. Det er dit valg.
Anbefalede:
Psykologiens Hemmeligheder. Tilknytningstraume. Egenskaber Ved Vedhæftningsskader
Tilknytningstraume (herunder typer af tilknytningsforstyrrelser, årsager og konsekvenser) er kompleks. For at forstå det i detaljer er det værd at starte fra begyndelsen. Onkel Z. Freud mente, at tilknytning er baseret på et barns fysiologiske behov - at overleve, spise, modtage pleje og opmærksomhed.
Ægte Comeback: Hemmeligheder Ved Tilbagevenden Af en Afgået Partner
Tilbagevenden af en tidligere partner begynder i næsten 100% af tilfældene, hvis du lader personen gå mere eller mindre miljømæssigt: uden fornærmelser, uden at blive for ydmyget og uden at holde ham tilbage af trusler om at gøre noget med dig selv eller med ham.
Hemmeligheder, Tabuer Og Psykiske Traumer
At dræbe hemmeligheder I hver persons liv er der sådanne særlige rum, der bærer metaen "du kan ikke komme her" - du kan ikke tale om noget, du kan ikke diskutere, du kan ikke nævne noget, men hvad der er, det er ikke engang tilladt at tænke.
Hemmeligheder Ved Den Ufærdige Gestalt
Som barn skræmte min vens mor hende ved, at alt det legetøj, der var spredt rundt i rummet, ville jagte hende, indtil hun pænt satte dem på plads. Vi var bange sammen, rensede, og for sikkerheds skyld kiggede vi rundt på gaden for at se, om en tabt bjørneunge eller en ufærdig dukke løb bagved.
Ressource Morgen Er Nøglen Til Succes I Livet. Mine Hemmeligheder
Har du bemærket, at succesen på hele dagen ofte afhænger af, hvordan morgenen starter? Jeg lagde mærke til det længe: hvis jeg fik nok søvn, og jeg har tid til mine små morgenritualer og glæder, så om eftermiddagen vil der helt sikkert være styrke og humør til store ting og planer.
